Fornminjanefnd

Vinnureglur fornminjanefndar

12.10.2022

Inngangur

Í 8. grein laga nr. 80/2012 um menningarminjar er fjallað um fornminjanefnd og kemur þar fram í 1. mgr:
Ráðherra skipar fornminjanefnd til fjögurra ára í senn. Félög fornleifafræðinga tilnefna einn fulltrúa, Félag norrænna forvarða – Íslandsdeild einn fulltrúa, Rannís tilnefnir einn fulltrúa og Samband íslenskra sveitarfélaga tilnefnir einn fulltrúa. Ráðherra skipar einn fulltrúa án tilnefningar og skal hann vera formaður en varaformaður skal skipaður úr hópi nefndarmanna. Varamenn skulu skipaðir með sama hætti. Ekki er heimilt að skipa sama mann aðalmann lengur en tvö samfelld starfstímabil.

Fornminjanefnd hefur samkvæmt 2. mgr. 8. gr. eftirfarandi hlutverk:

a. að vinna að stefnumörkun um verndun fornleifa og fornleifarannsóknir ásamt Minjastofnun Íslands,
b. að fjalla um tillögur stofnunarinnar um friðlýsingu fornleifa og afnám friðlýsingar samkvæmt ákvæðum laga þessara áður en þær eru sendar ráðherra,
c. að setja fornminjasjóði úthlutunarreglur sem ráðherra staðfestir,
d. að veita umsögn um styrkumsóknir úr fornminjasjóði,
e. að sinna öðrum verkefnum sem henni kunna að vera falin samkvæmt lögum.

Í samræmi við framangreindan c. lið hefur fornminjanefnd sett fornminjasjóði úthlutunarreglur sem staðfestar voru af ráðherra þann 12. október 2022. Vinnureglum þessum er ætlað að vera þeim úthlutunarreglum til fyllingar og fjalla að öðru leyti um störf nefndarinnar. Kostnaður af starfsemi fornminjanefndar greiðist úr fornminjasjóði.

1. gr. Um hlutverk fornminjanefndar og stuðning Minjastofnunar við hana

Fornminjanefnd er ráðgefandi fagnefnd en hefur ekki hlutverk áfrýjunarnefndar. Nefndin nýtur aðstoðar starfsmanns Minjastofnunar Íslands. Minjastofnun hefur leiðbeiningaskyldu varðandi umsóknir og úthlutanir úr fornminjasjóði, og starfsemi nefndarinnar, og skulu fyrirspurnir um slíkt fara í gegnum starfsmann nefndarinnar.

2. gr. Fundir fornminjanefndar

Leitast er við að boða fundi fornminjanefndar með a.m.k. viku fyrirvara og að fullbúin dagskrá sé send með fundarboði. Forstöðumenn Minjastofnunar Íslands og Þjóðminjasafns Íslands sitja fundi fornminjanefndar stöðu sinnar vegna
Fastafundur eru fundir þar sem mál, önnur en þau sem varða umsóknir í fornminjasjóð og afgreiðslu þeirra, eru tekin til umræðu og afgreiðslu, t.a.m. tillögur að friðlýsingum eða affriðlýsingum fornleifa. Áheyrnarfulltrúar sitja fastafundi fornminjanefndar.
Vinnufundur eru fundir þar sem unnið er að undirbúningi á afgreiðslu mála, s.s. yfirferð umsókna og úthlutunartillögum vegna fornminjasjóðs eða endurskoðun vinnu- og/eða úthlutunarreglna. Áheyrnarfulltrúar sitja ekki vinnufundi fornminjanefndar.

3. gr. Hlutverk nefndarinnar við mat á umsóknum úr fornminjasjóði

Fornminjanefnd hefur það hlutverk að meta umsóknir í fornminjasjóð og veita Minjastofnun umsögn um þær. Nefndinni ber að sjá til þess að allar umsóknir fái umfjöllun og mat með samræmdum hætti og að tillögur séu skýrar og rökstuddar. Niðurstöður matsins eru samþykktar á vinnufundi fornminjanefndar og einstakir nefndarmenn eru ekki gerðir ábyrgir fyrir niðurstöðum.

4.gr. Verklag við yfirferð umsókna

Ferill yfirferðar umsókna í fornminjasjóð og úthlutunar er eftirfarandi:

1. Fornminjanefnd fær yfirlit yfir allar umsóknir í fornminjasjóð.
2. Fornminjanefnd fer yfir listann og nefndarmaður, sem veit um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans, skal án tafar vekja athygli formanns fornminjanefndar á þeim (sjá sérstakar reglur fornminjanefndar um vanhæfi sem fylgja þessum vinnureglum).
3. Á fyrsta vinnufundi fornminjanefndar vegna mats á umsóknum í fornminjasjóð skipta nefndarmenn með sér umsóknum til að fara sérstaklega yfir og kynna á matsfundum nefndarinnar. Nefndarmenn skulu þó kynna sér allar umsóknir nema þær sem þeir eru vanhæfir til að fjallaum.
4. Á matsfundi skal starfsmaður nefndarinnar leggja fram upplýsingar um útistandandi styrki fyrri ára og einnig hvort umsækjendur hafi afhent tilskilin gögn vegna fyrri styrkja eða vegna fornleifarannsókna eða -skráninga eins og kveðið er á um í þar til gerðum samningi. Einnig hvort öll verkefni sem sótt er um styrk vegna heyri undir fornminjasjóð.
5. Starfsmaður kallar eftir umsögnum minjavarða um allar umsóknir á þeirra svæði og skulu umsagnir þeirra liggja fyrir áður en til úthlutunarfundar kemur.
6. Áður en til úthlutunarfundar fornminjanefndar kemur skulu liggja fyrir upplýsingar um þá upphæð sem til ráðstöfunar er fyrir styrki hverju sinni.
7. Fornminjanefnd raðar umsóknum í samræmi við sitt mat og einnig sérstakar áherslur ef við á. Ef velja þarf á milli umsókna sem metnar eru jafn hæfar er m.a. horft til dreifingar styrkja á landsvæði, annarra styrkveitinga eða mótframlags og skila á fyrri verkefnum/rannsóknum.
8. Fornminjanefnd leggur til úthlutun á grundvelli mats á umsóknum og reiknireglum sem taka mið af fjölda umsókna sem skora hæst og því fjármagni sem til úthlutunar er hverju sinni. Reiknireglurnar felast í hlutlægum viðmiðunum fyrir útreikning styrkfjárhæðar fyrir allar
   umsóknir sem fá sömu einkunn, þ.e. ákveðna hámarksprósentu af heildarkostnaði verkefnis, hámarksprósentu af upphæð sem sótt er um í sjóðinn og hámarksupphæð styrks. Undanþága frá þessari reiknireglu getur átt við um umsóknir sem eru í samræmi við auglýsta áherslu ársins eða vegna viðbótarfjármagns sem eyrnamerkt er í ákveðnar tegundir verkefna.

Stigagjöf og mat á umsóknum byggja á eftirfarandi matstöflu:

Umsóknir geta því að hámarki fengið 15 stig. Allar umsóknir sem fá samtals 10 stig teljast styrkhæfar svo framarlega sem stigagjöf fer ekki undir 3 í neinum hinna þriggja meginmatsflokka.

Meðal annars er horft til eftirfarandi þátta við mat á umsóknum:

• Hvort hlutverk samstarfsaðila og framlag er skilgreint í umsókn.
• Hvort gerð er grein fyrir öðru fjárframlagi en því sem sótt er um úr fornminjasjóð: hvaðan það kemur og í hvaða þætti verkefnisins það fer.
• Hvort, í verkefnum sem þarfnast samstarfs við tiltekna aðila og/eða aðstöðu hjá tilteknum aðilum öðrum en rannsakanda, hafi þegar verið leitað eftir samstarfi og/eða vilyrði fengið fyrir notkun á aðstöðu.
• Þegar sótt er um úrvinnslu eldri rannsókna er horft til þess hvort gerð er grein fyrir því fjármagni sem verkefnið hefur fengið fram að þessu, hvaðan það kom og í hvaða verkþætti það fór.

Ef þörf þykir leitar fornminjanefnd formlegra umsagna sérfróðra umsagnaraðila utan Minjastofnunar og nefndarinnar. Umsagnaraðilar njóta ekki nafnleyndar ef umsækjendur leita formlega eftir upplýsingum um nöfn þeirra. Skrá skal upplýsingar um til hvaða sérfræðinga er leitað eftir umsögnum.

5.gr. Tillögur nefndarinnar til Minjastofnunar

Formaður fornminjanefndar gerir Minjastofnun Íslands grein fyrir niðurstöðum nefndarinnar. Stofnunin tekur ákvörðun um úthlutun að fengnum tillögum nefndarinnar, en þær eru ekki bindandi. Telji forstöðumaður ástæðu til að víkja frá tillögum nefndarinnar skal forstöðumaður tilkynna formanni fornminjanefndar um frávikið og færa fyrir því rök.
Tilkynnt er um úthlutun á heimasíðu Minjastofnunar og á samfélagsmiðli/miðlum stofnunarinnar auk þess sem allir umsækjendur fá tilkynningu með bréfi.

6.gr. Um málsmeðferð við vanhæfi nefndarmanna.

Nefndarfulltrúi skal víkja sæti við meðferð máls ef hann er vanhæfur til meðferðar þess samkvæmt ákvæðum 3.- 6. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 (http://www.althingi.is/lagas/nuna/1993037.html).
Helstu ástæður og álitamál um vanhæfi hjá fornminjanefnd vegna umsagna umsókna í fornminjasjóð eru auk ofangreindra laga:

1. Þegar nefndarmaður er sjálfur umsækjandi eða þátttakandi í umsókn er hann vanhæfur. Sama gildir ef náið skyldmenni hans og venslamenn eða nánir vinir eru umsækjendur.
2. Ef hann er forsvarsmaður eða starfsmaður fyrirtækis, er hann vanhæfur til umfjöllunar um umsóknir frá því fyrirtæki. Sama gildir um umsóknir samkeppnisaðila í sömu grein.
3. Ef hann er forsvarsmaður stofnunar er hann vanhæfur til umfjöllunar um umsóknir frá þeirri stofnun.
4. Ef hann er starfsmaður eða verktaki stofnunar og umsókn frá öðrum starfsmönnum sömu stofnunar er til umfjöllunar, verður að meta hversu náin tengsl eru við starfsmenn sem annast verkefnið eða hversu náin húsbændatengsl eru við yfirmenn viðkomandi stofnunar. Þessi tengsl þurfa ekki almennt að leiða til vanhæfis.
5. Ef nefndarmaður er í faglegri samkeppni innan sama eða nátengds sviðs eða í persónulegri andstöðu við umsækjanda, ber honum að vekja athygli á mögulegu vanhæfi sínu. Samkeppnisstaða leiðir fremur til vanhæfis en „jákvæð“ tengsl. Þannig veldur eingöngu náin vinátta vanhæfi en ekki kunningsskapur.
6. Fornminjanefnd ætti að forðast að leita umsagna hjá aðilum sem eru í opinni andstöðu við umsækjendur eða í beinni samkeppni um rannsóknarfé á sama sviði. Ef þörf krefur, og fáir sérfræðingar eru á sviðinu sem geta verið hlutlausir, mætti hugsa sér að leita fleiri umsagna gagnstæðra sjónarmiða og fornminjanefnd sjálf metur umsóknina með hliðsjón umsagna sem fram koma.

Þegar nefndarfulltrúi veit eða telur vafa leika á því að hann sé hæfur til meðferðar máls ber honum að vekja athygli formanns fornminjanefndar á því og fá úr því skorið hvort honum beri að víkja sæti, áður en hlutaðeigandi mál kemur til umfjöllunar. Vafi um vanhæfi nefndarmanna er svo tekinn fyrir á fundi fornminjanefndar að frumkvæði formanns.

Þegar einstaklingur verður vanhæfur, ber honum að víkja af fundi og skráist það í fundargerð. Ekki nægir að viðkomandi sitji hjá við atkvæðagreiðslu um mál sem hann er vanhæfur í.

Fornminjanefnd 2017 - 2021

Með bréfi dags. 8. júní 2017 skipaði mennta- og menningarmálaráðherra fornminjanefnd þannig frá 8. júní 2017 til 31. maí 2021:

• Guðmundur Hálfdánarson, formaður, skipaður án tilnefningar
• Sandra Sif Einarsdóttir, varaformaður, tilnefnd af Félagi fornleifafræðinga
• María Karen Sigurðardóttir, tilnefnd af Félagi norrænna forvarða
• Andrés Pétursson, tilnefndur af Rannís
• Anna Guðrún Björnsdóttir, tilnefnd af Sambandi íslenskra sveitarfélaga.

Varamenn voru:

• Ragnheiður Þórarinsdóttir, skipuð án tilnefningar
• Guðmundur Ólafsson, tilnefndur af Félagi fornleifafræðinga
• Sigríður Þorgeirsdóttir, tilnefnd af Félagi norrænna forvarða
• Steinunn S. Jakobsdóttir, tilefnd af Rannís
• Valur Rafn Halldórsson, tilnefndur af Sambandi íslenskra sveitarfélaga